Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata
Innehållsförteckning

Underlag för in- och utresande utbytesstudenter 

Information om utbytesstudier HT21

Information kommer.

Vanliga frågor och svar

Hitta utbytesavtal för beställning

Du behöver ta reda på dina utbytesavtalskoder i Ladok för att kunna beställa utbytestillfällen för kommande termin så att du sedan kan anta studenterna. 
Längre ned finns manual för hur du hittar dina utbytesavtal i Ladok,.

Saknas utbytesavtal?

Om du har ett utbytesavtal som inte finns i Ladok, men som finns i MoveOn, skriver du SAKNAS under fältet för utbytesavtalskod i beställningen till Ladok.

Vilka uppgifter om studenter behövs för att kunna etablera dem?

Vi behöver veta förnamn, efternamn, födelsedatum, kön och e-postadress. 

Skriv in uppgifter om studenter i rätt format

För att vi ska kunna hantera och etablera studenter i Ladok måste uppgifterna ni skickar in vara i ett korrekt format. 
Namn får inte stå med enbart versaler. 
Födelsedatum ska vara i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, t ex 1998-01-01
Kön ska skrivas med K för kvinna eller M för man. 

Saknar du uppgifter om studenter?

Om någon av de uppgfifter vi behöver för etablering saknas för någon eller några studenter, avvakta med att skicka in den/de studenterna till oss. Vi har ingen nytta av ofullständiga uppgifter och kan inte göra något med dem. 
När du har fått in fullständiga uppgifter skicka då in detta till oss, men skicka då endast dessa nya uppgifter, inte hela underlaget. 

Studenter som tillkommer i efterhand

Om du får in uppgifter om studenter som tillkommer efter att du redan skickat in beställning av etablering till oss så skicka då endast dessa nytillkomna studenter i en ny beställning, inte tillsammans med det tidigare underlaget. 

Studenter ångrar sig/återbud

Vi behöver inte veta om en student ångrar sig eller lämnar återbud, ni hanterar detta själva. Se instruktioner längre ned.

Studenter som förlänger redan påbörjade utbytesstudier

Studenter som en tidigare termin påbörjat utbytesstudier men som vill förlänga studierna ska inte förekomma i den nya underlagsfilen inför kommande termin. Gör en separat beställning via mejl för de studenter som förlänger sina studier. Se instruktion för hantering längre ned.

När måste jag skicka in beställningarna?

Inför varje termin, men gärna när uppgifterna är så fullständiga som möjligt. Avvakta hellre än att skicka in det för tidigt, se våra rekommenderade tider ovan. 

Hur skickar jag in detta?

Använd den excelfil som vi lagt upp på confluence. Följ instruktionerna och skicka in när uppgifterna är fullständiga. Märk mejlet med "Utbytesstudier <termin> <institution>"

Särskild hantering av centrala utbytesavtal och studenter

Studenter som åker på centrala utbytesavtal ska inte beställas i detta underlag. Det är gruppen för Internationell mobilitet som beställer både utbytesavtalstillfällen och etablering av inresande studenter på centrala avtal. Vi på Ladok behöver inte få information från er att ni ska ta emot dessa studenter. 



Centrala utytesavtal

När det gäller centrala utbytesavtal är det Internationell mobilitet vid Studentavdelningen som beställer alla utbytesavtal och tillfällen samt skickar in lista på inresande studenter till Ladok. Institutionen ska alltså inte skicka in beställningar för centrala utbytesavtal, tillfällen eller lista på inresande studenter.

Registrering på utresande studenters utbytesåtagande eller inresande studenters kurser hanteras däremot av respektive institution som vanligt.


Hitta utbytesavtal i Ladok


Rutiner för utbytesavtal

När ett avtal tecknas eller förlängs skickas ett mail med avtalet till moveon@su.se 
Kontrollera att alla parters signaturer finns med.
 
Varför måste avtal skickas in?
Avtalet är det underlag som behövs för att:

  • avtal och avtalstillfällen ska kunna skapas i Ladok
  • stipendier ska kunna sökas av utresande studenter
  • universitetets försäkringar ska gälla
  • universitetet/institutioner ska kunna veta vilka samarbeten som finns (register).

Inresande studenter

Institutionen antar sina inresande studenter till utbytestillfällen. Institutionen antar sedan alla studenter till de kurser de ska läsa.

Observera att registrering på kurser görs i nära anslutning till kursstart.


Utresande studenter

Institutionen antar sina utresande utbytesstudenter, även till bilaterala centrala avtal. Utbytet kan läggas inom program eller vara fristående.

Observera att registrering sker i nära anslutning till att utbytesåtagandet startar.


Förlänga eller förkorta utbytesstudier

Vid förlängning eller förkortning av studieperiod kontakta Ladok ladok@su.se
Ange student, utbytesavtal samt vilken den nya studieperioden är. Observera att dessa studenter inte ska vara med i underlag 1 eller 2 utan måste meddelas separat.

Du får ett nytt utbytestillfälle av oss som omfattar den nya studieperioden. Detta tillfälle byter du till (se beskrivning nedan).
Vid förlängning behöver du lägga till ett nytt utbytesåtagande för den nya perioden med resterande poäng.



Återbud vi utbytesstudier

Om studenten antagits i Ladok men inte registrerats och lämnar återbud lägger man in ett återbud på utbytestillfället.

Om studenten ännu inte är antagen i Ladok och lämnar återbud behöver man inte göra någonting.


Avbrott vid utbytesstudier

Om en student gör avbrott i sina utbytesstudier ska detta dokumenteras i Ladok. Dels ska avbrott läggas in på utbytesåtagandet (utresande) eller på kurserna (inresande). Därutöver är det viktigt att avbrott läggs in på själva utbytesavtalstillfället. Läggs avbrottet in på utbytesavtalstillfället så läggs även avbrott automatiskt på utbytesåtagandet/ingående kurser. Se även manual Förlänga, förkorta eller avbryta utbytesstudier.


Tillgodoräknande av utbytesstudier

Manual för tillgodoräknande av utbytesstudier finns samlat i en och samma manual.


Lista över extern part i Ladok

Meddela ladok@su.se om något lärosäte saknas.






Kontakt Gruppen för internationell mobilitet

Gruppen för internationell mobilitet hjälper Stockholms universitets studenter och anställda i frågor som rör internationalisering.

Länk till kontaktuppgifter Internationell mobilitet

Stöd vid handläggning

Internationell mobilitet har anvisningar och stöd vid handläggning av utbytesstudenter på Medarbetarwebben, här finns länkar till det:

Inresande studenter

Utresande studenter




  • No labels