Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata


Innehållsförteckning

Underlag för in- och utresande utbytesstudenter 

Information om utbytesstudier HT21

När en inresande utbytesstudent fått antagningsbesked ska ett utbytestillfälle skapas i Ladok, studenten ska etableras, kopplas till avtalet och antas. Sektionen för bostadsförsörjning behöver också veta vilka studenter som behöver bostad.

Ett och samma underlag skickas till Ladok och Housing.

Housing behöver underlaget senast 17/5.

Ladok behöver underlaget senast 1/7, för att kunna skapa tillfällen och etablera studenter är det viktigt att samtliga uppgifter finns med och är angivet i formatet enligt underlaget.

Underlagsfil att ladda ner och skicka in

Ladda ner filen till din dator för att kunna fylla i den.
I filen finns två flikar, en för inresande och en för utresande. Det är viktigt att inresande- och utresandetillfällena skrivs in på respektive flik i filen.



Lista över extern part i Ladok

Meddela ladok@su.se om något lärosäte saknas.



Vanliga frågor och svar

När måste jag skicka in beställningarna av utbytestillfällen och etablering av studenter?

Inför varje termin, men gärna när uppgifterna är så fullständiga som möjligt. Avvakta hellre än att skicka in det för tidigt, se våra rekommenderade tider ovan. 

Hur skickar jag in beställning av utbytestillfällen och etablering av studenter?

Använd den excelfil som vi lagt upp på confluence. Följ instruktionerna och skicka in när uppgifterna är fullständiga. Märk mejlet med "Utbytesstudier <termin> <institution>"

Hur hittar jag utbytesavtal för beställning till Ladok?

Du behöver ta reda på dina utbytesavtalskoder i Ladok för att kunna beställa utbytestillfällen för kommande termin så att du sedan kan anta studenterna. 
Längre ned finns manual för hur du hittar dina utbytesavtal i Ladok,.

Jag saknar utbytesavtal i Ladok, hur gör jag då?

Om du har ett utbytesavtal som inte finns i Ladok, men som finns i MoveOn, skriver du SAKNAS under fältet för utbytesavtalskod i beställningen till Ladok.

Vilka uppgifter om studenter behövs för att kunna etablera dem?

Vi behöver veta förnamn, efternamn, födelsedatum, kön och e-postadress. 

Varför måste uppgifterna om inresande studenter skrivas in i ett visst format?

För att vi ska kunna hantera och etablera studenter i Ladok måste uppgifterna ni skickar in vara i ett korrekt format. 
Namn får inte stå med enbart versaler, detta skrivs ut på listor och syns på intyg för studenten.
För att födelsedatum ska bli korrekt inlagt behöver det vara i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, t ex 1998-01-01.
Kön ska skrivas med K för kvinna eller M för man för att vi ska kunna etablera studenten i Ladok. 

Jag saknar några uppgifter om mina studenter, hur gör jag då?

Om någon av de uppgfifter vi behöver för etablering saknas för någon eller några studenter, avvakta med att skicka in den/de studenterna till oss. Vi har ingen möjlighet att etablera studenter där inte alla uppgifter finns så därför ber vi om att endast få in fullständiga uppgifter.

Jag har studenter som tillkommer senare, efter att underlaget redan skickats in, hur gör jag då?

Om du får in uppgifter om studenter som tillkommer efter att du redan skickat in beställning av etablering till oss så skicka då endast dessa nytillkomna studenter i en ny beställning, inte tillsammans med det tidigare underlaget. 

Jag har en student som ångrat sig och inte kommer åka på utbytet, hur hanteras det?

Du hanterar detta själv i Ladok, se instruktioner längre ned på sidan. Vi på Ladok behöver inte veta om en student ångrar sig eller lämnar återbud.

Jag har en student som vill förlänga sina redan påbörjade utbytesstudier, hur ska det hanteras?

Gör en separat beställning via mejl till ladok@su.se för de studenter som förlänger sina studier. Se instruktion för hantering längre ned.
Studenter som en tidigare termin påbörjat utbytesstudier men som vill förlänga studierna ska alltså inte förekomma i den nya underlagsfilen inför kommande termin.

En del av mina studenter åker på centrala utbytesavtal, hur beställer jag tillfälle för dem?

Studenter som åker på centrala utbytesavtal ska inte beställas i detta underlag. Det är gruppen för Internationell mobilitet som beställer både utbytesavtalstillfällen och etablering av inresande studenter på centrala avtal. Vi på Ladok behöver inte få information från er att ni ska ta emot dessa studenter. 



Centrala utytesavtal

När det gäller centrala utbytesavtal är det Internationell mobilitet vid Studentavdelningen som beställer alla utbytesavtal och tillfällen samt skickar in lista på inresande studenter till Ladok. Institutionen ska alltså inte skicka in beställningar för centrala utbytesavtal, tillfällen eller lista på inresande studenter.

Registrering på utresande studenters utbytesåtagande eller inresande studenters kurser hanteras däremot av respektive institution som vanligt.


Hitta utbytesavtal i Ladok


Rutiner för utbytesavtal

När ett avtal tecknas eller förlängs skickas ett mail med avtalet till moveon@su.se 
Kontrollera att alla parters signaturer finns med.
 
Varför måste avtal skickas in?
Avtalet är det underlag som behövs för att:

  • avtal och avtalstillfällen ska kunna skapas i Ladok
  • stipendier ska kunna sökas av utresande studenter
  • universitetets försäkringar ska gälla
  • universitetet/institutioner ska kunna veta vilka samarbeten som finns (register).


Inresande studenter

Institutionen antar sina inresande studenter till utbytestillfällen. Institutionen antar sedan alla studenter till de kurser de ska läsa.

Observera att registrering på kurser görs i nära anslutning till kursstart.


Utresande studenter

Institutionen antar sina utresande utbytesstudenter, även till bilaterala centrala avtal. Utbytet kan läggas inom program eller vara fristående.

Observera att registrering sker i nära anslutning till att utbytesåtagandet startar.


Förlänga eller förkorta utbytesstudier

Vid förlängning eller förkortning av studieperiod kontakta Ladok ladok@su.se
Ange student, utbytesavtal samt vilken den nya studieperioden är. Observera att dessa studenter inte ska vara med i underlag 1 eller 2 utan måste meddelas separat.

Du får ett nytt utbytestillfälle av oss som omfattar den nya studieperioden. Detta tillfälle byter du till (se beskrivning nedan).
Vid förlängning behöver du lägga till ett nytt utbytesåtagande för den nya perioden med resterande poäng.



Återbud vi utbytesstudier

Om studenten antagits i Ladok men inte registrerats och lämnar återbud lägger man in ett återbud på utbytestillfället.

Om studenten ännu inte är antagen i Ladok och lämnar återbud behöver man inte göra någonting.


Avbrott vid utbytesstudier

Om en student gör avbrott i sina utbytesstudier ska detta dokumenteras i Ladok. Dels ska avbrott läggas in på utbytesåtagandet (utresande) eller på kurserna (inresande). Därutöver är det viktigt att avbrott läggs in på själva utbytesavtalstillfället. Läggs avbrottet in på utbytesavtalstillfället så läggs även avbrott automatiskt på utbytesåtagandet/ingående kurser. Se även manual Förlänga, förkorta eller avbryta utbytesstudier.


Tillgodoräknande av utbytesstudier

Manual för tillgodoräknande av utbytesstudier finns samlat i en och samma manual.






Kontakt Gruppen för internationell mobilitet

Gruppen för internationell mobilitet hjälper Stockholms universitets studenter och anställda i frågor som rör internationalisering.

Länk till kontaktuppgifter Internationell mobilitet

Stöd vid handläggning

Internationell mobilitet har anvisningar och stöd vid handläggning av utbytesstudenter på Medarbetarwebben, här finns länkar till det:

Inresande studenter

Utresande studenter




  • No labels